イベント集客をする為の企画書の作り方

FROM:宮城奈津子

 

 

新規のお客さんを集めるたい時に、イベントを開催するのは賢い選択です。イベントのメリットは、「ターゲットとするお客さんを一同に集めることができる」ことだと思います。イベントから、実際に自分たちのスポーツ教室や、会員につなげる事が、信頼関係も構築できますし、セールスまでの流れもスムーズですよね。

 

そこで、上手くいくイベント開催の為に、必須なのが「企画書」です。ただの企画書でしょ?と思って侮ってはいけません。企画書とは、建築でいう「設計図」です。設計図がなければ、どこになにを組み立てて、どのくらいの木材が必要で、どれくらいの予算がかかるかなんて、把握できませんよね。だからこそ、イベントの設計図、つまりは企画書を正しく準備する必要があるのです。

 

そこで今回は、その「イベント集客をする為の企画書の作り方」についてお話しします。

 

 

企画書のないイベントが成り立たない理由

 

 

あなたには、こんな経験がありませんか?

 

・絶対に面白い!と思って、いざイベントをやってみると、全然集まらなかったり

・イベントに参加した人が「なんだか思ったのと違う。」と言って満足できていなかったり

・運営がスムーズにいかなくて、イベント中ずっとあたふたしていたり

 

なぜ、このような事が起こってしまうのでしょうか。広告費が足りなかったからでしょうか。それとも、スタッフの対応が悪かったのでしょうか?実はこれ、イベントが失敗したのではなく、イベントを企画する段階で間違っているのです。

 

先ほども話した通り、企画書は設計図です。設計図は家を建てる手順や方法が事細かく書いてあります。企画書は、イベント実施までのプロセスを、しっかりと書いた見取り図のようなもの。これをないがしろにしていては、イベント集客がうまくいくはずがありません。

 

たとえ、無理やり人を集めて開催したとしても、お客さんの満足度というのは低くなりがち。なぜかというと、企画書がなければ、ターゲットも曖昧です。ターゲットが曖昧だと、お客さんがイベントに求める「目的」もバラバラです。

 

だから「思ったよりもショボかった。」とか「○○が得られると思ったのに、そうでもなかった」などと、期待外れのお客さんが出てきてしまいます。そうならない為にも、企画書で構成を考える事が非常に大切になってくるのです。

 

 

イベント集客に特化した企画書の構成とは?

 

 

では、企画書はどうやってつくればいいの?そもそも企画書なんて作った事ない!

そういう声が聞こえます。笑

 

スポーツビジネスに関わらず、イベントの企画書を書く能力は、どの業界にいても必要に迫られます。例えばいいアイディアを思いついたとしても、上司を口頭で説得する人はまずいません。上司は決まって「おお、そうか。じゃあ企画書を出してみてくれ。」そう言うに決まっています。

 

なぜなら、上司や経営者は、「このイベントが、何の目的で行い、どのようにお客さんを集めて、どのくらいの予算がかかって、どのくらいの回収が見込めるか」これを知りたいのです。これが、書面上であっても、生産性が取れるようなイベントであれば、新入社員でもイベントが通る可能性があるのです。

 

それには、きちんとした構成があります。この構成通りに作成する事で、あなたのイベントは行き当たりバッタリではなく、きちんと設計された形でイベントを進める事ができます。イベントが成功すると、集客も安定します。そのためにも、このイベント集客の企画書構成を知っておきましょう。

 

 

企画書の書き方手順

 

 

では早速、イベント集客のための企画書の書き方について手順を説明いたします。この順番通りに企画書を埋めていけば、ある程度意図のある企画書になるはずです。

 

最初から上手く書こうとはせず、とりあえず埋めていくことから意識して、後でフィードバックしていきましょう。

まずは、企画書に必要な素材から作成していきたいと思います。

 

1、下準備

この下準備では、イベントを企画する際に必要な情報を集める作業です。実はこの下準備で8割型構成が決まってきます。なので、下準備だからテキトーにするのではなく、下準備だからこそ、時間をかけて作って欲しい部分です。

 

では、実際にどんな情報をあつめるかというと、集める材料は3つです。

 

・イベントの目的

・ターゲットの設定

・ターゲットが得られる欲しい結果

 

この3つの情報をまず集めて(決めて)ください。

 

・イベントの目的

まず、イベントの目的は必須です。なんのためにこのイベントをやるのか?が明確でない限り、イベントの成功はありません。これは会社側の目的です。会社にとって、どのような得が得られるのか?それを目的できちんと掲示しましょう。

 

・ターゲットの設定

次にターゲットの設定。ターゲットが決まらないと、メッセージも決まりません。メッセージが決まらないと、ぼんやりした内容のイベントになってしまい、本当の価値が伝えられない可能性があります。なので、きちんとターゲットを明確にし、集客しやすい状態にしておきましょう。

 

・ターゲットが得られる欲しい結果

ターゲットが決まったら、次にそのターゲット行きたい!と思うような内容にしなければいけません。ターゲットが、このイベントに参加する本当の目的は何なのか?もちろん、イベントによって変わってきますが、家族と楽しい時間を過ごすためのイベントなのか、男女で楽しむイベントなのか、競技志向の人たちが集まるスポーツイベントなのか。

 

指定したターゲットのが、何を欲しがっているのか?をリサーチしなくてはいけません。この情報が多ければ多いほど、イベント集客は成功しやすいと言われています。なので、何度もなんども、「この内容は、ターゲットがみて欲しい!と思うものかどうか?」を自問自答して欲しいと思います。

 

2、表紙をつくる

下準備ができたら、早速企画書を作成しましょう。まずは表紙です。表紙にはイベントのタイトルを掲示します。ここで注意して欲しいのは、タイトルを一目みただけで、どのようなイベントなのかが、ある程度想像できるネーミングにしてください。

 

どんなイベントかわからないものは、興味があるターゲットであっても気がつきません。なので、確実にターゲットの興味を引くようなネーミングをつけてください。

 

3、目次を書く

次に、この企画書で伝えるべき項目を目次にします。ここは目次とだけ書いて、あとで埋めることにしましょう。これから書くページの項目が全てできれば、最後にそれを書き出すだけです。

 

4、イベントの目的を書く

ここで、イベントを開催する目的について記入します。企画した意図が、きちんと相手に伝わるようなメッセージで書きましょう。ここは下準備で用意した「イベントの目的」を元に書いてください。

 

5、リサーチ・市場調査

ここは、イベント企画の裏付けを示すためのページです。つまり、どのターゲットに対して、どのようなアプローチをするのか、また、同じようなイベントでどれだけ集めた実績などと比べて、「○○人は最低でも集客できる」という根拠を示して下さい。現状の課題と、解決策も書いてあると、ポイントは高いですね。

 

6、アクションプランの掲示を書く

次に、このイベントを実施するまでの具体的なアクションプラン(行動計画)を示します。イベント開催が3ヶ月後だとしたら、今日から3ヶ月間のスケジュールを示すのです。こうすることで、中間目標(○日までに100人集めよう)という目標もできます。こうすることで、スタッフの共通認識もできますし、中間目標に達していない場合は、ペースアップをしたり、別の集客法を試すアクションにもつながります。

 

7、収支予算を計算する

このイベントをするにあたって、どのくらいの予算が必要なのかを示します。イベントの売り上げから、かかる経費にいたるまで、すべてを予想して書き出します。するとおおよその売り上げ目標が出てきます。この予算書をみて、上司はイベントが実施してもリスクがないかどうかが判断できます。

 

8、参考資料の添付

最後に、プレゼンの一押しとして、同じようなイベントを企画した企業やクラブの事例を添付しましょう。それだけでなく、アンケート結果や、マーケティング資料などを合わせることで、より信ぴょう性が増してきます。

 

 

 

以上が企画書の構成になります。

 

書き慣れないうちは、なかなか進まないかもしれませんが、イベントも小さな規模だとすぐにでも始められます。小さなイベントを繰り返し行うことでも、新規の集客には効果的です。そして、小さなイベントの成功経験が、次の大きなイベントの際の土台となり、よりよい企画書を作成することができるようになってきます。

 

100%完璧な企画書なんてありません。とりあえずリリースして、なんども試行錯誤をし続けながら、自分の中のコツを見出してみてください。

 

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