もうポシャらない!スポーツイベントがうまくいく開催手順

イベント企画の作り方

From:前田 佳奈

スポビジ大学読者のみなさん、はじめまして!

日本スポーツコンサルタント協会の前田佳奈と申します。

 

今回、宮城さんからお話しをいただき、スポビジ大学でも記事を書かせていただくことになりました。

 

簡単ですが、まずは自己紹介をさせていただきます。

名前:前田佳奈(まえだかな)

1988年生まれ、石川県の津幡町で夫と3匹の猫ちゃんと暮らしています。

仕事は、スポーツクラブ「LEAD ISHIKAWA」を経営し、バレーボールスクールのコーチとして現場指導も行なっています。

また、メンタルコーチ・カウンセラーとして、主にスポーツ選手や学生・保護者のメンタルサポートもしています。

そして昨年からはスポーツコンサルタントとしての活動もはじめました。

 

スポビジ大学で初ブログ・・・私の緊張が伝わる記事にならなければいいのですが(笑)

どうぞよろしくお願いいたします。

 

スポーツイベントの開催の仕方とは?

 

さて、突然ですが、

あなたはスポーツイベントをどのくらいの頻度で開催していますか?

 

もしも、

  • まだ開催したことがない
  • 最近はやってない
  • 前に開催したけど、うまくいかなくてそれっきり・・・

 

ということでしたら、今日のブログを最後まで読んで、2ヶ月後のイベント開催に向けて準備することをオススメします!

 

私自身、「イベントってなんか大変そう」と思って、とても高いハードルのように感じていたのですが、今では月に一度のイベントで、新規集客・お客さまとの信頼構築・会員の単価アップなど、たくさんの成果を上げられるため、毎月のイベント開催がとても楽しみになっています!

 

とは言っても、初めてイベントを開催するときは、

  • どんなイベントがいいのかわからない
  • 何から始めたらいいんだろう?
  • 集客できるかどうか不安…

 

そう思って躊躇してしまうかもしれませんね。

 

ということで今日は、イベント開催までの手順を一つずつ説明していきたいと思います!

※今回は、2ヶ月後に開催するスケジュールをお伝えします。

※あなたが取り組む作業は赤文字で記します。

 

さて、紙とペンのご用意はいいですか?

それでは説明していきますね!

 

イベント企画(2ヶ月前までに)

 

イベントを開催するときに、まず最初にすることは何でしょう?

スケジュール帳をひらいて、自分の空いている日を確認することでしょうか?(以前の私…)

一緒にイベントを開催する仲間と、スケジュールを合わせることでしょうか?(以前の私…)

 

場所を決めること?

「こんな場所で開催してみたい」

 

内容を決めること?

「こんなことをやってみたい」

 

目標を決めること?

「集客目標、何人にする?」

 

いえいえ、違います。大事なことが抜けていますね。

 

1,イベントを開催する「目的」を決める

 

  1. 何のためのイベントなのか?(目的)
  2. 誰のためのイベントなのか?(ターゲット・対象)
  3. イベント開催で得られるものは?(成果)

 

この3つを書き出します。

 

例えば、私が来月開催する「LEAD CUP」というスクール内の大会があるのですが、

 

目的:一年の練習の成果を発揮する「力だめし」のイベント

ターゲット:スクール会員(生徒と保護者)

求める成果:会員の単価アップ(会員コースのアップ)

 

このような目的で開催します。

 

目的とターゲットが明確でないと、内容やメッセージも曖昧になってしまいますし、イベント後の成果が得られないと「達成感」だけで終わってしまいます。

 

 

2,ターゲットを明確にする

 

次に、ターゲットについて、さらに深く考えます。

「お客さま」「会員」とひとことで言っても、いろんな方がいらっしゃいますので、より明確にすることが大切になってきます。

 

  1. ターゲットは、今どんな悩みを抱えているのか?
  2. ターゲットが、このイベントで得られるものは?
  3. ターゲットが、密かに求めていることは?
  4. ターゲットが、イベント参加時に感じる不安は?

 

この4つを書き出してみましょう。

ターゲットの悩みに関しては、イベントのターゲットに当てはまる方に、直接アンケートをとってみてもいいと思います。

 

私はコーチングなどで人の悩みを聞く機会が多いのですが、例えばチームの指導者や親から聞いた選手の悩みと、実際に本人が悩んでいる内容や使う言葉が、全く違うことがよくあります。

 

的外れな悩みに応えるイベントを開催するよりも、実際ターゲットが抱えている悩みに応えるイベントを開催するほうが、より成果が上がりますので、ここはかなり重要です。

 

先ほどの4つに関しては、今後チラシを作成する際のヒントとなりますので、残しておいてくださいね!

 

3,会場と日程の決定

 

目的とターゲットが明確になれば、会場や日程も決めやすくなります。

ここで大切なのは、あなたがどこで開催したいか?いつ開催したいか?ではなく、

このイベントはどこで開催すると良いか?

お客さま(ターゲット)がこのイベントに参加しやすい日程はいつか?ということです!

 

  • 会場(検索→下見)
  • 開催日
  • 時間

 

会場の候補が決まったら、必ず下見を行い、早めに予約します。

予約方法は会場によって異なりますので、わからなければ問い合わせましょう。

会場によっては、2ヶ月前の予約ができない場合もありますし、地域住民じゃないと使えないこともありますので、そのあたりも確認してみてくださいね。

 

4,定員の決定

 

定員は、会場と同時進行で考える必要がありますね!

定員を決めるポイントとしては、理想の6~7割くらいの定員にすることです。

初めから大規模なイベントをするのは、ハードルが高いですからね。

  • 表定員(6~7割)
  • 裏定員(理想数)

表定員が埋まれば、「二次募集」という形で裏定員を埋めていく、という流れです。

 

せっかく目的があるイベントなのに、定員が埋まらずポシャるのは、すごくもったいないことです。

 

定員が少なければ、一人ひとりにかける時間も多くなるので参加者の満足度は高くなりますから、初めは小さなイベントの開催を心がけましょう!

 

集客活動

 

企画が決まったら、いよいよ集客活動!と言いたいところですが、まずはチラシ作りです!

 

5,チラシ作成(8~7週間前)

 

ここではさらに、

  • イベントの内容(詳細)
  • 参加特典(オファー)
  • 料金と支払方法
  • 申込先と申込み期限

 

こういった内容も決めていきます。

チラシが完成したら、同じ情報をHPやブログ・FacebookなどのSNSに掲載しましょう!

ご友人にシェアしてもらえば、より多くの人に告知ができます。

 

6,チラシ配布(6週間前~)

 

完成したチラシを配りましょう!

最初はポスティングや折り込みチラシなどに広告費をかけることができないかもしれませんので、自ら配布・営業も必要ですね。

 

以前私は、1時間かけて、友人にチラシを渡しに行ったことがあります。

(もちろんイベントの対象になる方です。)

 

写真を撮ってLINEで送れば簡単でした。郵送してもたったの82円で済みます。

ですが、そんな時代だからこそ「わざわざありがとう」と言われることが人の心を動かすのですね。

友人は、お友達を誘ってイベントに参加してくれて、チラシ配布も手伝ってくれました。

 

集客活動をしていくと「予定があって行けない」という方もいらっしゃいますよね?

 

そんな時は『次回、同じようなイベントを開催する時に、ご案内してもいいですか?』と確認して、案内リストを作っておくといいでしょう!

 

 

定員完了!追加募集(2週間前)

 

イベントの1週間~2週間前というのは、当日の準備に時間を使いたいので、表定員は2週間前までに埋めるよう計画を立てて活動します。

 

定員が埋まったら、HPやブログ・SNSなどで追加募集(二次募集)をかけましょう。

追加募集の人数は、企画段階で決めた「裏定員」の数です。

 

あ!そうそう!

お申込みのあった方とは必ず連絡をとりましょう!

 

  • 参加受付メール「参加申込みありがとうございます」
  • 詳細案内メール「当日まで楽しみにお待ちください」
  • (変更点があった時は)変更メール
  • 入金確認メール

申込みをしたのに全く連絡がないとお客さまは不安ですし、忘れちゃう人もいるかもしれません(←私はこのタイプ。笑)

7,イベント内容の作成(6~2週間前)

 

これも集客活動と同時に進めておくといいですね。

1週間前に慌てて準備・・・なんてことがないように、早めにとりかかります!

 

  • イベント内容の作成
  • 参加特典(オファー)の準備
  • 当日配布する資料やチラシ、アンケートの作成
  • 参加者名簿の作成

 

イベント当日はリピーター獲得のチャンス!なのに、当日配布するチラシがないと残念な結果になります。(達成感や疲労感のみ味わって終わってしまいます。)

例えば、スポーツ教室が体験会を開催するとしたら、実際の教室への入会案内チラシ、イベント当日限定の入会特典などを準備しておくといいですよね!

 

8,最終確認(1週間前)

 

ここまで来たら、あとは最終確認のみ!

イベント当日に「アレがない!」とならないように、事前に準備リストをつくってチェックしましょう。

 

作成した準備リストは次回のイベントでも使えますので、データ保存も忘れずに。

 

また、イメージリハーサルも行いましょう。

 

 

やっぱり大変そう?笑

もしかして今、「やることいっぱいあって、大変そうだな~・・・」と思っていませんか?

 

確かに、カンタン楽勝~!ではないかもしれません。

 

だけど、スポーツって、そんなもんじゃないですか?

 

 

激しく厳しい練習後の「勝利」

あなたも好きですよね?笑

 

 

悲しいことに!!!

最初のイベント準備で頑張って作成したものは、次回も使いまわしができてしまうので、だんだん大変じゃなくなっていくんです。

(改善は必要です!)

 

なので、今回は頑張りましょうね^^

 

まとめ

 

イベント2ヶ月前

1,イベント開催の目的

  • 何のためのイベントなのか?(目的)
  • 誰のためのイベントなのか?(ターゲット・対象)
  • イベント開催で得られるものは?(成果)

 

2,対象を明確にする

  • ターゲットは、今どんな悩みを抱えているのか?
  • ターゲットが、このイベントで得られるものは?
  • ターゲットが、密かに求めていることは?
  • ターゲットが、イベント参加時に感じる不安は?

 

3,会場と日程の決定

  • 会場予約
  • 開催日時

 

4,定員の決定

  • 表定員(6~7割)
  • 裏定員(理想数)

 

イベント7週間前

5,チラシ作成

  • イベントの内容(詳細)
  • 参加特典(オファー)
  • 料金と支払方法
  • 申込先と申込み期限

※HPやブログ、Facebookなどにも掲載

 

イベント6週間前~2週間前

6,チラシ配布

 

7,イベント内容の作成

  • 参加特典(オファー)の準備
  • 当日配布する資料やチラシ、アンケートの作成
  • 参加者名簿の作成

 

イベント2週間前

  • 表定員完了
  • 追加募集(二次募集)

 

イベント1週間前

8,最終確認

  • 準備リスト作成
  • チェック

 

イベント当日

 

★注意点

メールを送る(受付・案内・入金確認など)

参加費は事前に集める(ドタキャンを防げますし、当日現金管理がないため安心です。)

作成したデータはすべて保存しておく(次回、定型として使えます!)

イベント終了後のフォローアップは3日以内に行う

 

 

以上がイベント開催の手順です。

 

何度も言いますが、最初に頑張って作った企画書やチラシ、メール、アンケート、名簿・・・すべて定型として次回から使えます!

 

ぜひ、今すぐ企画を立てて、2ヶ月後にスポーツイベントを開催しましょう!

 

 

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