From：知念諒
いよいよ新年度がスタートしましたね。今年度はクラブとしても新しい分野に挑戦する予定でもありますので、気合が入っています。また、毎年のことですが、関わっている子どもたちがどんな風に成長していくのか楽しみです。
そんな新年度ですが、あなたは今年度の予定はすでに立てているでしょうか？
もし、「これから立てる」「計画立てたけど少し不安」というのであれば、ぜひ最後まで読んで欲しいと思います。
さて、あなたは年間計画やイベントの計画を立てたのにも関わらず
・イベントの準備に取り掛かるのが遅くて失敗してしまった
・行うべきことを忘れて、そのことを数日後送らせてしまった
・急ピッチで準備をしたせいで中途半端に終わってしまった
など、失敗してしまったことはないでしょうか？
もしそう言った経験があるのであれば、ぜひ読んで欲しいと思います。
失敗をする原因
上記のように、年間計画で「いつ、どんなイベントを行う！」としっかりとスケジュールにも書き込んでいるにも関わらず、気がつくと準備に取り掛かるのが遅くなってしまった。という人も多いと思います。
そうなってしまう原因として、「そのイベントの日付だけを年間計画に記載している！」ということがあります。
以前の私もそうでしたが、イベントのスケジュールだけを記載していて、準備の取り掛かりが遅れ、失敗してしまったこともあります。（特に忙しい時期には、忘れがちです。）
私のように、年間計画に「◯月◯日に△△イベントを行う」と記載していたとしても、「誰が、いつから、どんな準備を行うのか？」を決めていなければ、気がついたらイベントの開催まで日がない！ということになりかねません。
そこで今日は、そうならないためのポイントをお伝えしたいと思います！
誰が、いつから、どんな準備を行うのか？を決める
まず、一番大切なポイントとして、
- いつから準備を行うのか？
- 誰が行うのか？
- どんな準備を行うのか？
- どのように行うのか？
- いつまでに行うのか？（期限を決める）
を決め、計画に盛り込むことがポイントとなります。
そこまで細かく決めきれないのであれば、最低でも「いつからこのイベントの準備に取り組むのか？」を決めましょう。
その場合の注意点としては、「上記の②〜⑤までを決めることができるよう時間に余裕を持って日付を設定することが大切です。
毎年行っていることもスケジューリングする
次にポイントとなるのが、「毎年行っていることもスケジューリングする」ことです。
例えば、私の所属しているサンビスカス沖縄で言うと、毎年夏休みと年末、春休みにキャンプを行っていたり、サッカースクールの交流大会を年間3回行っています。このように毎年行っているイベントや会員さんへのご案内などを計画に入れ込みます。
毎年行っているから頭の中に入っているし、分かっている！と思っていると大間違いです。（笑）万が一、その時期に忙しくてすっかり忘れてしまい、慌てて準備をしてしまう。ということにも繋がります。
毎年行っていることでも、しっかりとスケジューリングを行いましょう！
アラートを活用する
最後のポイントは、アラートを活用することです。
アラートとは、スマホのカレンダー機能にもついていると思いますが、「お知らせ機能」のことです！
例えば、明日行うべきことをスケジューリングし、明日の朝にお知らせが出るようにアラートをかけておきます。
そうすると、翌日の朝の起きた時に「今日行うこと」がお知らせとして表示されるため、忘れることを防止することができます。
また、アラートで「期限」を入れ込んでおくことも重要なポイントです。
まとめ
さて、上記に記載したように、
・イベントの日だけをスケジューリングするのではなく、いつから取り掛かるのか？誰が準備するのか？どんな準備をするのか？どのように準備するのか？も計画に組み込む。
・毎年行っていることもしっかりとスケジューリングする
・アラートを入れて、忘れることを防止する（期限）
というポイントを踏まえて、ぜひ計画を立ててみて欲しいと思います！
そうすれば、あなたの理想にうまくつながる良い計画が立てられるようになると思いますよ？
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