実践的なマニュアルを作るためのポイントとは?

スポーツコミュニティの作り方

From:知念諒

 

先日、小学校のPTA行事サポートでキンボールの指導に行ってきました。そんな指導中にもかかわらず、どんなスポーツでも途中から本気でやりたくなるので、「やっぱり自分はスポーツが好きなんだな!」と実感。

そして、そんなスポーツに携わることができて、しみじみと幸せを感じている知念です。(笑)

 

さて、あなたのクラブや教室には「マニュアル(作業手順書)」というものは作成していますか?

今回は組織を運営する上でも非常に重要なマニュアルについてお話ししたいと思います。

 

マニュアル(作業手順書)とは?

 

マニュアルとは、ある条件に対する方法を知らない者(初心者)に対して示し、教えるために標準化・体系化して作られた文書の事を言い、(Wikipediaより参照)

 

  • 入会手続きのマニュアル
  • チラシ作成のマニュアル
  • 会費の口座引き落とし手続きのマニュアル
  • イベント企画のマニュアル

 

など、様々なものがあります。

 

私自身、現在ある作業を別のスタッフへ引き継ぎをするためにマニュアルを作成しているのですが、その際に感じた「マニュアルの重要性と作るときのポイント」についてお話ししたいと思います。

 

 

マニュアルの重要性

 

まず、なぜマニュアルが重要なのか?についてお話ししたいと思います。

 

マニュアルは、ある作業についての手順やその方法、ポイントなどをまとめているものなのですが、それを見るだけで初めてその作業をする人や初心者の人がやり方を理解することができます。

 

例えば、その作業や仕事の担当の人が急に辞めてしまったり、万が一のことが起きてしまった時にも、別の方がマニュアルを元にすぐに対応することができます。

 

逆にマニュアルがなければ、これまで会社として培ってきたものが水の泡となってしまうため、新しい担当は一から作業の方法を調べたり、勉強をしたりと余計な手間が増えてしまいます。

 

そのため、事前にマニュアルを作成しておき、こういった不測の事態にも備えておくと良いです。

 

また、こういったマニュアルがないといつまでたってもその作業や仕事を他の人に任せることはできません。

自分がそういった作業や雑務などから抜け出すためにも、マニュアルを作成して別のスタッフや部下に仕事を任せるのも良いと思います。

 

 

マニュアル作成のポイント

 

上記でマニュアルを作成しておく重要性について少しは理解して頂いたかと思うのですが、実際、どんな風に作成したら良いのか?何からやればいいのかと、少し迷ってしまいますよね?

 

そのため、マニュアル作成のポイントを5つに分けてお話ししたいと思います。

 

①誰が読んでも理解できるように作成する

まず、最も大切なことは、誰が読んでも理解できるようにすることです。

 

特に専門用語などを使ってしまうと、その専門用語が分からない人には理解できないため、確認が必要になってきます。

そのため、専門用語を別の言い方や分かりやすい言い方に変えることができるのであれば、分かりやすいものに変えた方が良いです。

 

②手順を分解して箇条書きにする

 

作業の手順を一つ一つ分解し、それを順番に箇条書きにして行きます!

その時に、「これぐらいは省いて良いだろう」と思わずに、一つ一つを丁寧に箇条書きにすると良いです。

 

③人によって解釈が違うと言う事を理解する

①の「誰が読んでも理解できるように作成する」にも繋がる部分かと思いますが、一つのことに対しても人によって解釈が異なります。

 

それを知ってもらうためにここで一つ質問をしたいと思います。

 

あなたは、「車を運転する時に最初に何をしますか?」(*ぜひ考えてみてください。)

 

・・・。

 

 

・・・。

 

 

・・・。

 

 

最初に何をするか考えはまとまったでしょうか?

 

 

私は、この質問を哲郎さんにされた時に、「エンジンをかける!」と答えたのですが、隣にいる別のスタッフは、「車の鍵をあける!」と答えていました。

 

あなたは、どうだったでしょうか?私と同じように「エンジンをかける!」と考えたでしょうか?別のスタッフのように、「車の鍵をあける」と考えたでしょうか?

 

それとも、私たち二人とは異なる考えだったでしょうか?

 

このように、一つのことに対しても人によって解釈が違うのです。そのため、そういった点も踏まえながら、自分だけの価値観で作成するのではなく、多くの方の意見も踏まえながら作成すると良いです。

 

④知識や経験から得たことも記載する

あなたが実際に行なって経験してきたからこそ分かることがあると思います。

例えば、「こういう風にすると早くできる。」「この作業を先に行なっていると後が楽になる。」などあなたが行なってきた中で得た知識や経験を入れることで、引き継いだ相手もスムーズに引き継ぐことができたり、ポイントを理解しやすくなり、より良いマニュアルを作成することができます。

 

 

⑤分からないところは修正や追加をしていく

上記の①〜③のように、頑張って分かりやすく、伝えやすく作成をしても最初から完璧なマニュアルを作成できるわけではありません。

 

そのため、マニュアルを読んだ人が分からない点や伝わりにくい点があれば、その都度修正や追加をしていくことで伝わりやすいマニュアルを作成していくことができると思います。

 

自分自身や会社やクラブのためにも

 

さて、マニュアルの重要性や作成のポイントについて少しはお分かり頂けたでしょうか?

 

私もこれまで自分の頭の中に作業手順やマニュアルがあったため、マニュアルを正式に形にしてこなかったのですが、今回マニュアルを作成することで「もし自分に万が一のことがあっても大丈夫だな。」と肩の荷がおりました!

自分にしかわからない業務があるということは、ある意味無責任にもなりえます。

そのため、せめて今自分が担当している業務のマニュアルくらいは作っておいて、いつでも誰かに引き継げるような形をとって欲しいと思います。

 

あなた自身のためにも会社やクラブのためにも、ぜひマニュアル化できるものはマニュアルにしてみてはいかがでしょうか?