イベントで申し込み数が少なかった時の対処法

イベント企画の作り方

From:知念諒

 

先日、ある方から、、、

「イベントを企画したんですが、申込者が少なくて急遽中止にしたんです。でも、それで良かったのかな?」

と相談を受けました。

 

私も過去にイベントを企画した際に、「少ないけど開催した方が良いのかな?少ないから開催しない方が良いのかな?」と悩んでしまった経験があります。

 

こう言った話は、私やこの相談者だけでなく、多くの方が悩んでしまうイベント開催「あるある」ではないでしょうか?

 

そこで今回は、イベントの申し込みや参加者が少ない場合に、どのようにしたら良いのか?についてお話ししたいと思います。

 

まだ経験したことない。これから企画するかもしれない。という人も、「自分がイベントを企画して、もしそう言ったことが起こったら。」と想像しながら考えてほしいと思います。

 

開催すべき?中止にすべき?

 

まず、大前提として「イベントの申込者が少ない」という状況は、できる限り回避すべきことであるということは、あなたも重々承知していることだと思います。笑

 

「少なかったらどうするかなんて、甘ったれるなー!!!」

・・・と哲郎さんには言われそうですが。笑

 

 

そんな最悪な(?)事態にならないために、企画の内容や告知、集客の方法をしっかりと考え、計画的にイベントを開催していくのですが、とは言っても、様々な要因や状況によって「申込者が少ない。参加者が少ない」ということが起こってしまうこともあります。

 

そんな時、イベントをそのまま開催した方が良いのか?中止にした方が良いのか?本当に悩みますよね?

 

まず、結論から言うと、例外もありますが、ほとんどの場合は、イベントをそのまま開催した方が良いです!

 

「え!?でも参加者も少ないからやる意味がないんじゃない?少ない人数のためにイベントをしたら出費の方が大きいし、中止にした方が良いんじゃない?」

 

という意見もあると思いますが、ここは、ぜひ一度、飲み込んでもらって開催を行なった方が良い理由まで読んで頂けたらと思います。

 

申し込みが少なくても開催すべき理由

 

その理由は、イベントに申し込みするにあたって、お客様も自分の予定を調整しながら参加していると言うことです。

 

せっかく予定を空けたのに、突然「申し込みが少ないから中止にします!」となってしまうと申し込みをした人からすると不満が出てしまいます。

 

そうすると、その後にイベントを企画して案内をしても、「あそこのイベントは、突然中止になるかもしれないから」とマイナスイメージが働き、次回の参加も見込めなくなってしまいます。

 

しかも、そういった噂というのはすぐに広まってしまうので、今後のイベントにも影響を及ぼしたり、あなたのクラブや教室のイメージにも悪いイメージがついてしまいます。

 

こういったマイナスのイメージを生まないためにも、申し込み者が少ない状況でもイベントを開催した方が良いのですが、「ただ通常通りに開催をしれば良い」というわけではありません。

 

マイナスイメージを生まず、逆に参加者にプラスのイメージを持ってもらえるようにするためには、重要なポイントがあります!

 

参加者が少ない時の重要な対処法とは?

 

参加者が少ない場合、最も重要なのは「決して手を抜かない!」ということです。

 

開催するにしても、多くの方がやってしまいがちなのが、申込者が少ないということにテンションが下がってしまい、その低いテンションのままイベントを行なったり、規模を縮小して手抜き感があるような形で開催してしまうことです。

 

このような「手を抜いている感」は、隠していても参加者に伝わってしまいます。

 

そして、その手抜き感が参加者に伝わると、「あそこのイベントは、参加者も少ない上にお客様に対しても全力じゃないな。手を抜いているな。」と見透かされてしまい、マイナスイメージを誘発させてしまいます。

 

そのため、申込者や参加者が少ない時こそ、いつも以上により丁寧に、より真摯に参加者と向き合い、全力でイベントを開催することが重要になります!

 

そうすることで、参加してくれた方は・・・

 

  • 「参加者は少なかったけど、とても丁寧に教えてもらえた!」
  • 「手厚くもてなしてくれた」
  • 「参加者は少ないけど楽しめた!」
  • 「丁寧に教えてもらえて、逆に人数が少なくて良かった!」

 

とプラスのイメージを持ってもらうことができます。

 

このようなプラスのイメージを持ってもらえると、

 

  • 次回イベントの際にも参加してくれるようになる(リピーターになる)
  • 次回イベントの際に、友人や知人にも紹介してくれる
  • 準備や片付けなど運営の協力をしてくれる

 

など、あなたやあなたの教室、あなたのクラブのファンになってくれる可能性が高くなります!

 

このように、あなたが常に全力で参加者に向き合うことで、それを参加者が自然と感じ取り、「あなたのために何か協力できないか?」と友人や知人に紹介してくれたり、リピーターになったり、運営の協力をしてくれたりします。

 

これは、人間の心理にも基づいているのですが、人は、誰かから親切にされたり、人から良くしてもらったりすると、それ以上の好意で返そうとする意識が働くそうで、これを心理学用語では、「返報性の法則」や「返報性の原理」と言います。

 

あなたも、人から親切にされたり、何かをもらった時に「お返しをしてあげよう!」と思ったことはないでしょうか?それと同じ心理です!(バレンタインのお返しなんか特にそうではないでしょうか?…まぁ、そんなにもらった経験はないですけど…笑)

 

しかし、こう言ってしまうと見返りを求めすぎる人がいるのですが、返ってこなかった時に「なんで返してくれないんだよ!」とストレスになってしまうので、自分が一生懸命行なっていれば、「いつかは返ってくるかもしれない!」というぐらいのテンションで行う方が良いと私は思います。

 

開催しない方が良い時もある?

 

さて、これまで申込者が少なくてもイベントを開催して、それをプラスに変えた方が良い!というお話をしてきましたが、先ほどお話しした通り例外もあります。

 

それは、大会を開催する時です!

申し込みチームが1チームしかなかった時にそもそも対戦ができないため、大会が成り立ちません。

 

また、申し込みチームが2・3チームであったとしても2試合はできるかもしれませんが、「お金を出して2試合しかできない。」という不満になってしまったり、試合数を増やすために同じチーム同士で何試合も行うこともできますが「同じチームと何度も試合をするのは飽きる」といった不満に繋がってしまいます。

 

そうならないためにも、告知や募集の際に予め「最低遂行チーム数(人数)」を、記載することが大切になってきます。

 

最低遂行チーム数(人数)とは、「最低○チームが集まらない場合は、中止になる場合もある。」ということを予め申込者に伝える基準のことを言います。

 

例えば、最低遂行チーム数を8チームとした場合、「8チーム集まらなければ中止になる。」ということを告知や募集の段階で予め申込者に伝えることで、万が一中止になった時にも、マイナスイメージを生まないことやマイナスのイメージを軽減することができます。

 

このように、注意点やデメリットなどを予め申込者に伝え、それを同意の上で申し込みをしてもらうことで、マイナスのイメージを生まないためのリスクマネジメントをすることができます。

 

そのため、イベントの内容によって最低遂行人数(チーム数)を決めるべきかどうかを考えるとこも重要なポイントとなります。

 

最悪のリスクも想定したイベント企画を!

 

さて、いかがでしたでしょうか?

 

今回は、万が一イベントの申し込みが少なかった時のための対処方法について書かせて頂いたのですが、参考になったでしょうか?

 

「申込者が少ない!」というピンチに陥った場合は、このブログを思い出して頂き、その参加者に対して、より丁寧に、より親切に全力で行なって頂けると幸いです。

 

それでは、今回はこのへんで。

 

 

イベントを成功させたいのなら・・・

それでも、イベントを開催する限りは、募集定員がしっかり埋まって、その参加者に対して全力でイベントを行うことが一番ですので、そう言った、イベント集客やイベント企画の方法については、スポビジ大学でも宮城さんや奈津子さんなどが記事を書いております!

ぜひ、そちらを参考に読んで頂き、万が一が起こらないように準備して頂けたらと思います!

よりイベントの企画について知りたいという方はこちらから

スポビジ大学「イベント企画の作り方」

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