スポーツイベント当日になって慌てない為の台本の作り方!

from  宮城哲郎

先日、とあるスポーツイベントの見学に行ってきました。主催者の代表者とは長年の付き合いで、今回もイベントの集客をお手伝いをさせて頂いたのもあったからなのですが。

 

このイベント自体は既に10年近くも開催しているロングセラーなイベントで、その当時から見ていましたが、ここの凄い所は「少ない人数でも極力リスクを減らした運営の仕組み」を作った事です。

 

スタッフが少なくても回る仕組みを持つというのは、当然、人件費を支払う事も少なくなります。

 

イベントを開催すれば、その分、利益を残せますから次回のイベントの際の。

更に高い質を誇る為の改善策や、集客をする際の広告費も捻出できます。
※ここまで意識してイベントを開催していますか?

とは言え、今回お話ししたいのは「利益を意識したイベントを企画せぇよ?」という事ではなく。この【利益が残るイベントにする為】の真の秘密についてお話ししたいという事です。

 

スポーツイベントに限らずスポーツビジネスの多くの現場で参考になる話ですので、ぜひ役立てて下さい。

 

なぜ、少ない人数でもイベントが回るのか??

 

多くの人は、イベントを開催しようとする時にやってしまう間違いは【とにかく手当り次第に人を確保しようとする】という事です。

 

これは、オリンピックの様な大きなイベントならまだしも、自社開催のスポーツイベントの場合にたくさんの人をスタッフとして受け入れると、かえって混乱が生じる場合があります。

 

例えば、主催者側の意図を組めずに、お客様に失礼な事をしてしまったり。

例えば、何となく手伝いに来た感覚だったのに、重要な場面での責任を押し付けられてしまい憤慨したり。

 

この様な事が、結構あるのです。なぜなら、参加するお客さんにとっては、誰が責任者なのか?担当のスタッフなのか?それともボランティアスタッフなのか?は関係無いからです。

 

ですから、こちらの目の届かない様な人を抱えた所で、正直あまり意味が無いのです。
※むしろ邪魔です。笑

 

とはいえ、少ないから上手くいくのか?と言っても、そういう訳では無いのも事実です。ですから、そこに効果的で能率の良い【イベントチームを作る為の秘密】が存在するのです。

 

イベントに台本はありますか??

 

では、その秘密は何かというと、それは「そのスポーツイベントにはきちんとした台本」が存在するという事です。

例えば、会場設営の為の台本だと。(※フットサル大会を例にしてみましょう)

1まずは、本部席を作る →2サイドラインを引く →3ゴールラインを引く→ペナルティエリアを作る 

という感じに、料理でいうレシピの様な感じで予め紙ベースの資料として存在するのです。

 

他にも、開会式(閉会式)の台本、受付の台本、怪我人が出た際の台本、ゲストが来た時の台本、そういうのも存在します。

 

この台本(手順書)がある事の一番のメリットは、誰がやっても同じ様なレベルの対応が出来るという事です。例え、スタッフが急遽参加出来なくて、右も左も知らないボランティアに急遽お願いをした時も大丈夫です。

 

これがあると、実際にイベントを手伝ってくれる人達にとっても有り難いです。なぜなら、万が一自分が知らない事をお客さんに聞かれても、ほとんどの場合はその台本にそって対応出来るからです。

 

イベントを手伝う際のネックは「自分になんて出来るであろうか?」という心理状態です。

 

ですが、これを取っ払ってあげれば、むしろスポーツ好きな人は喜んでイベントの手伝いをしてくれるし、何よりそれがきっかけでスポーツビジネスに携わる事だってあります。

 

結果的に、「またイベントを手伝わせて下さい!」と嬉しいお声を頂く事も多々あるのです。

 

という事ですので、あなたもぜひ、イベントの台本を作る事をおススメしますし、次は実際に台本をいかにして作るのか?という事をお話しします。

 

スポーツイベント台本の作り方

 

1 イベントにどんな仕事(役割、業務)があるのかを紙に書き出す

例えば、それがフットサル大会だとした際に、その1日でどんな仕事があるのかを書き出します。会場設営、本部設営、開会式、閉会式、イベント中の音響、舞台設営、受付、片付け、とにかくあなたが一度でもイベントを開催した事があるのなら、その時に実際に行なったタスクを全て紙に出してみて下さい

 

2それぞれのタスクの仕事始めから完了までのプロセスを順に書き出す

これが、受付のタスクだった場合だと。

1、10分前までには受付場所に待機

2、受付の際に行なう資料の確認

3、受付の際に参加者に何をさせるのかの確認

4、万が一、自分で対応出来ない物がある際は、その人の名前と用件を聞いて、担当スタッフにつなぐ

etc

といった感じで1つずつ書き出して行くのです。

 

3それを全てのタスクで書き出してデータ化する

紙に全て書き出したら、あとはそれをワードやエクセルなどでデータ化しておきましょう。そうすればイベントの際に、それを必要な部数だけ印刷して、担当者に渡すだけです。

※もちろん、その資料を渡す前には簡単なミーティングはしてください。

 

4イベント当日に、作った台本で対応出来ない物は後から付け足す。

これが何気に大切なのですが。最初から完璧な台本なんてありません。イベント当日に、予め渡した台本通りにいかない事は、多々あります。

その際には、きちってメモか何で記録しておき、その台本に付け加える作業をおこいましょう。

コツは、台本を渡したスタッフに対して。

「もしも、この台本通りにいかなかった事があったら、資料の脇にでも書き記しておいて?」と伝えて、後で回収するだけです。

この様に伝えておけば、3、4回イベントをこなすうちに、なかなかの台本が完成出来ていると思いますよ?

 

台本づくりは会社経営同じ

いかがだったでしょうか?今回の話は、何もスポーツイベントに限った事ではありません。組織を経営していくなかで起こる全ての業務に対して、必要な物なのです。

 

なぜ、まだまだ社会人経験の無い、学生アルバイトを多く採用しているスタバやマックが、あんなに成功しているのでしょうか?

 

それは、そこにも同じ様に台本というなのレシピ、即ちノウハウがきちんと存在しているからです。

 

スポーツの様にたくさんの人を巻き込む分野であるからこそ、この様な台本をしっかりと作成し、それを組織のノウハウとして残しておく事こそ、僕は資産なのではないかと思います。

 

ぜひ、本日から早速作成してみて下さいね!

 

応援してます。

 

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