From：宮城奈津子
イベントの企画・運営を任された際に、一体何から手をつけたらいいのかわからない・・・という方も多いことだと思います。
何度もイベント開催の経験を持つ人ならまだましも、イベント自体が初心者の場合、効率も悪く、結局うまくいかなかった、となってしまう可能性は大いにあります。
実は、イベントの成功は、事前準備をしたかどうかにかかっています。準備を事前にしっかりとおこなっておけば、当日の運営もスムーズに進み、お客様の満足度も高くなることが期待できます。
そこで今回は、イベント前に必ず入れてほしい「事前準備」についてお話しします。
イベントスケジュールに期限をつける！
まず、もっとも大事なのは、イベントのスケジュールを決めることです。スケジュールを決めることで、それぞれのアクションプラン（行動）に対する期限が決まってきます。
例えば、チラシを作る期限、チラシを配布する期限、申し込みの期限、イベントに必要な用具を揃える期限などなど、それぞれに期限をもたせることで、期限日になった時に、思ったよりできたのか、できなかったのかが数字で出てきます。
そうすれば、次の行動指針が作れるようになりますし、何より期限があることで、行動しなければならない状態を作ることができるのです。
期限の力は、確実に成果を出すためにも必須です。ぜひ、スケジュールのひとつひとつに期限をつけてみてください。
イベントのマニュアルを作る
次に、イベント開催時のマニュアルを準備しておくといいでしょう。なぜマニュアルを作る必要があるのかというと、作業効率をあげるためです。
お客様からすれば、アルバイトだろうが、社員であろうが、一イベントスタッフに違いありません。なので、どのスタッフに訪ねたとしても、全員が同じ対応ができるほうが、イベント参加者の満足度にもつながるのです。
事前にマニュアルを作り、それをスタッフ全員で共有することで、イベント当日の流れもスムーズに行うことができますし、スタッフが何をやるべきなのかが、明確になるため、動きやすくなるのです。
スタッフとの連携方法を明確に
イベントの告知や募集は、ひとりでできるものではありません。組織、グループが一丸となって、集客をしないといけません。
その際に、準備の進捗状況や、チラシの配布数、お客様からの問い合わせなど、全スタッフがみんなの状況を把握できる方法を、最初で作っておく必要があります。
例えば、事務所の掲示板に、大きな用紙の上に、お申し込み者数が一目でわかるよう、丸シールをはっていったり、何月何日に、どの方面にチラシを何枚配布したのかを、掲示板に記入したり、みんなが現在の状況を全体で把握することが大切です。
もし、期限前に申し込みシールが少なければ、「よし！もっと別の場所でチラシを配布しよう！」と危機感を持ってラストスパートをかけることができます。しかし、この進捗状況がわからないと、期限になって「集まりませんでした」では、話になりません。
なので、企画の時点でスタッフ全員と進捗状況を把握できる方法を明確にしておく必要があるのです。
イベント成功の鍵は「準備」にあり！
いかがでしたか？イベントを成功させるのは、何もイベントの中身だけではありません。良いイベントでも、集客や準備の段階で不備があると、参加されるお客様の満足度は低くなってしまいます。
せっかく内容の良いイベントなのに、準備不足のせいで失敗した・・・とならないよう、企画の時点で準備を入念に行う必要があるのですね。
イベント成功の鍵は「準備」にあり！
ぜひ、あなたも試してみてくださいね？
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