イベントの受付でやるべき3つのこと

FROM:宮城奈津子

 

 

とある大型ショッピングセンター主催の親子イベントに参加したことがあったのですが。普段温和な私が、イベント開始前に「もう帰ろうかな」と思ったことがありました。笑

 

それは、イベント開始前の受付の対応です。

↓ ↓

まず、アルバイトの女の子が、「チケットありますか?」とふてぶてしく聞いてくる。

私は当日参加だったため、「チケットは持っていないんですよ」と話すと

「チケットなければ入場できません」と、はっきり言われたのです。笑

 

いやいや、当日券あるやないかい。と思い、「当日券はどちらで買えますか?」と聞いたら

次の人の対応を優先。(←それでも待つ。笑)

 

そして、次の人の案内が終わって、もう一度「当日券は…」と話しかけたら、「ショッピングモール内です!」ってっちょっと・・・キレてます?

 

その会話をみていた娘も「ママ、悪い事したの?あの人怒ってるよ?」と心配されるほど。笑

 

とにかく人が多かったせいもあったと思いますが、私が思ったのはこうです。

 

「受付がこんなんじゃ、大した事ないイベントだな。もう帰ろうかな」

しかし、子供達はすごく楽しみにしていたので、別会場の受付から入る事にしました。でも私がこのイベントに対する印象はただただ最悪です。

 

きっと友達に「あのイベントどうだった?」と聞かれたら。まず「接客が最悪だった」と話すでしょう。笑

 

 

受付を侮ってはいけません!

 

 

受付って、実はイベントの第一印象を決めてしまうほど、大事な要素です。参加者をチェックして、お金やチケットを切って、終了!ではありません。受付の対応ひとつで、イベント参加者の印象が大きく変わってくるのです。

 

そのため、イベントを企画する際には、誰に受付をお願いするのか?をもっと真剣に考える必要がある、ということなのですね。私のように、イベントが素晴らしかったとしても、第一印象が悪い受付をされたら、イベント終了時まで尾を引いてしまうなんてこともあり得るのです。

 

そこで、今回はイベント受付にぴったりな3つの条件について、ご紹介します。この3つを意識することで、イベントの第一印象が良くなり、参加者の満足度もアップさせる事ができるかもしれません。ぜひ、あなたも参考にしてみてくださいね?

 

 

 

①イベントの内容に応じた受付の挨拶ができる人

 

 

受付といえど、初対面の相手に対しては、笑顔で挨拶したいもの。最初っからブスっとしていたら、まず話しかけにくいですし、なんだかイメージも悪いですよね。

 

元気な親子イベントであれば、元気な挨拶を。少しマダムを相手にしたイベントであれば、上品に挨拶をするというように、そのイベント内容に応じた挨拶をするよう意識させます。

 

どのイベントにしても、笑顔で挨拶を心がけるだけで、参加者も安心してイベントに参加することができるのです。

 

 

 

②お金を扱える、信用がある人

 

 

受付というのは、時にはお金のやり取りを行うことも多いですよね。最終的にお金のチェックを行うのは主催者ですが、イベントが終わるまでは、お金のチェックはできません。そこはすべて受付担当者に一任する必要があります。

 

なので、イベント開催時には、ある程度イベントの内容を熟知していて、きちんとしたお金のやり取りができる人がいいでしょう。

 

例えば、イベントの早割でお申し込みをした方がいたとします。その人のイベント参加費は5,000円なのに、通常の10,000円の参加費を請求してしまい、トラブルが発生する。なんて事例もすくなくありません。

 

なので、こういったトラブルが未然におこらないためにも、受付はイベントの参加費について事前に主催者から情報を得る必要があるのです。

 

これらのお金のやり取りは、後で主催者がチェックした際に、わかりやすく整理されている事が求められます。なので、受付は金銭を適切に扱える、信用がある人に任せた方がいいでしょう。

 

 

 

③遅れてきた人の対応をしっかりできる

 

 

イベントの際に、やむなく遅刻をしてくる参加者の方もいらっしゃいます。イベントがスタートしたら受付は終了!ではありませんよね。こういったイベントに遅れてきた人への対応も、受付には求められます。

 

 

では、実際に遅れてきた参加者には、どのような対応をする必要があるのでしょうか。

 

それは、いかにスムーズにイベントに合流できるか?が鍵です。

 

例えば、開会式の終わり頃にきた場合「今、開会式が終わりますので、このあと○時からイベントがスタートします。それまでに、Aコートの横で、シューズを履いてお待ちください」と説明してあげると、イベントにスムーズに合流することができます。

 

もちろん、遅刻が当たり前でくる人も中にはいますが、やむなく遅れてきた方は、申し訳ない気持ちと、途中から入る不安でいっぱいです。そんな中、受付がそっと案内してあげると、参加者は安心してイベントに参加することができるのです。

 

 

受付は、イベントの「顔」

 

 

いかがでしたか?イベントは中身が大事!そう思っていたかもしれませんが、実は受付こそが、イベントの印象=顔になるのです。たとえ、アルバイトであったとしても、お客様から見たら、みんなイベントの開催者なのです。

 

イベントの内容をしっかり熟知して、笑顔で挨拶ができ、お金の管理をしっかりできて、対応も適切にできる人材。それこそが、参加者に対する気遣いとも言えることです。

 

なので、受付は誰でもいいわけではなく、組織の中で、しっかりと対応できる信頼のある人に任せるべきなのです。

 

ぜひ、今回のことを参考にして、イベントを開催してみてくださいね?

 

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