イベント参加者が満足する様な資料の作り方とは

From:宮城奈津子

 

 

これまで、多くのイベントを開催してきて、「お客さんが満足するためにはどうしたらいいのか?」を試行錯誤してきた、という方は非常に多いでしょう。

 

しかし、こちらがどんなに一生懸命イベントを実施したところで、中には「不満足」の方もいる場合があります。

 

実は、イベント参加者が満足しない理由は、「認識違い」が原因で起こることが多いのです。

 

・想像したのと違っていた

・思ったよりたいしたことなかった

・楽しかったけど、なんだかありきたりだった

 

イベントの認識違いで、このような事が起こってしまっているのです。

 

せっかくイベントを開催するのですから、できれば参加者全員に喜んで満足してもらいたいと、主催者なら思いますよね。

 

そのためには、まず参加者に対して、「イベントの内容」をしっかり伝えなくてはいけません。

イベントの内容を伝える手段としては、チラシや要項、パンフレット等の資料があります。

 

そこで今回は、「イベント参加者が満足するような資料の作り方」についてお伝えします。

イベント参加者が満足してくれたら、口コミが起き、リピーターになってくれる可能性も高くなります。

 

なので、ぜひこの機会に、あなたがイベントを企画するうえで、踏まえて欲しい事を参考にして頂きたいと思います。

 

 

イベントの趣旨をしっかり伝えよう

 

 

先ほどもいいましたが、イベント参加者の不満足は、「イベントの認識違い」によるもの。チラシでは派手な写真を掲載して、イベント全体が盛り上がっているように見えるのに、参加したら人はいないし、屋台もないし、なんだかガッカリ…。なんて事もあります。

 

参加者を集めたくて、オーバーな広告をしていては、参加者の期待はひとりでに大きくなり、実際のイベントとかけ離れてしまうため、不満がでます。

 

そうではなく、チラシや広告、パンフレットなどの資料では、しっかりとイベントの雰囲気を伝える必要があります。

 

例えば、ダンスイベントであれば…

 

・どのくらいの参加者規模で

・どんな曲(ジャンル)のダンスを踊って

・アットホームななのか、音楽ガンガン系なのか

 

など、ターゲットによって、そのイベントの雰囲気を、主催者側が事前に立てる必要があるのです。そうすることで、資料に乗せるべき写真や、メッセージが変わってくるはずです。

 

また、このイベントの趣旨は一体なんなのか?を事前に資料で伝えなくてはいけません。

 

例えば、チャリティー向けのイベントなのか、資金造成のイベントなのか。

仲間同士のコミュニティーを作るイベントなのか、会社PRのためのイベントなのか。

 

もしもチャリティーイベントであれば、普段、ダンスには興味ないけれど、

参加する形で、チャリティーに参加したい!という方も集まってくれます。

 

しかし、チャリティーイベントと知らない本格的なダンサーが来たら「なんだかイメージと違った」とがっかりさせてしまうかもしれません。

 

 

こういった認識違いをなくすためにも、主催者側がきちんと趣旨を明確にし、それを反映させた資料を作る必要があるのです。

 

 

ここだけの特徴をアピールする

 

単なるイベントだけでは、参加者の満足度はあまり高まりません。

しかし、あなたの開催するイベントが、「他にはない、特別なイベント」であれば、参加者はそこに参加した意義を見出し、満足度も上がってきます。

 

例えば、「ダンスコンテスト入賞者だけのダンスイベント」であれば

ダンスで賞をもらった経験のある実力派集団のイベント!ということで、ダンス界の実力者たちが一堂に集結する場ということで、参加する方も意識が高く、イベントに参加する事自体が誇らしく思えますよね。

 

他のイベントにはないけれど、ここにはこんな内容のものがあるよ!とアピールすることで、あなたのイベントに参加する意義が、ここでも生まれます。

 

意義を持った参加者の満足度は高い傾向がありますので、こういった意味合いを持たせるためにも、「他にはない、特別なイベント」だという事を、資料でもアピールする必要があるのです。

 

 

イベント参加者の満足度を落とす事とは?

 

 

イベント参加者にとって、満足度を落とす原因として、「時間」があります。

例えば13時から17時までのイベント!と明記されているにもかかわらず、主催者のコントロールミスによって、1時間もオーバーしてしまったら、どうなるでしょう。

 

18時からの予定がある人にとっては、この時間ロスは大きいものです。17時に終わるなら、19時の仕事に間に合うな、と思っていても、1時間もオーバーしたら、途中で帰らなくてはいけなくなります。

 

こういったことがあると、参加者は不満足になります。なので、イベント主催者は必ず時間を守らなくてはいけません。

 

 

そのためには、ある程度イベントのシュミレーションを行う必要があります。そして、時間に余裕を持って終われるよう、あらかじめ資料に乗せる時間は余裕をもった時間を掲示します。

 

また、万が一遅れてしまった場合も想定して、注意書きとして

「天候により、予定の時間よりもオーバーする可能性があります。」と資料に明記しておくといいでしょう。

 

こういった配慮があると、参加者もイベント主催者側の意図を汲んでくれますし、満足度もあがります。

 

 

改善するなら、イベント参加者の声を当日聞く!

 

 

いかがでしたか?イベントの際に作る資料は、ただ作ればいいというものではありません。ターゲットとなる相手に、「このイベントはこういうものなんだ」と伝えられるような工夫が必要です。

 

もし、どんなイベントが喜ばれるのかがわからないという方は、イベントの際には必ず「お客さんにアンケートをとる」ということをしてみてください。

 

どんなイベントを求めているのか、どんなことを改善したほうがいいのか。

自分たちで反省をするより、何倍も効果があります。しかも、それはイベントを開催し、終わった直後に聞くのが一番です。

 

イベント終了時に、アンケートブースを設けて、「アンケートに答えていただいた方には○○をお土産に持って帰ってください!」とオファーをつけることで、参加者の方は、喜んでアンケートに答えてくれます。

 

それを元にして、次回のイベントの資料作りをしてみると、驚くほど反応が変わってくることだと思いますよ?

 

ぜひ、試してみてください。

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