スポーツイベントを開催すると決めた時に直ぐにやる必要がある事とは？

FROM：ナツコ

さて、突然ですが。

スポーツビジネスを熱心に学ばれているあなたに問題です！

あなたが今から２ヶ月後、スポーツイベント（もしくは大会等）を始めようとするとき、あなたはまず何から始めますか？

予算決めですか？

スケジュールチェックですか？

ターゲットの決定ですか？

告知方法の決定ですか？

人材の確保ですか？

会場の確保ですか？

きっとこれは、人によって様々だと思います。なぜならば、イベントを企画するというのは、ものすごくやることが多い為、一体何から手をつけていいのかわからない・・。というかたが非常に多いのです。

そんな中、その人の視点によって、イベントを行う際の手順がバラバラだったとしたら。

いつまでたっても進展のない企画になってしまい、なんにも進んでないのに期日がどんどん迫ってきて、任されたスタッフが大慌てて集客し始め、結局当初予定していたお客さんを集められずにポシャってしまう・・・なんてことも起こり得ます。

と、いうかほとんどの企画がそうなっているでしょう。なぜならば、組織の中で「イベントの流れ」というのを共通理解していないからです。イベントの流れがわからないということは、プラモデルで言えば設計図がないようなもの。

設計図のないものは作れない

経営者であるあなたの頭の中には、「あんなガンダムが作りたいんだ！」と言ったとしても。イベントを任されたスタッフには「設計図がないのに、どうやってあのガンダム作るんだ？」と試行錯誤しはじめます。

足から組み立てる人もいれば、シールからペタペタ貼っちゃうやつもいます。笑

そうして締切日が近づいて、「あれだけ時間あったのに、なぜできていないんだ！」と怒られる。笑

そして横には、パーツパーツで置かれた無残なガンダムがいる・・・笑

ガンダムはあくまで例えですが。笑

もしかしたら、あなたもこのような経験があるかもしれませんね？

では、実際に「イベントを開催しようぜっ！」となった際に、一体何から始めたらいいのでしょうか。それは、先ほども行ったように、まずは「イベントの流れ」を書面化することです。

イベントの流れを『見える化』する

設計図がないと、ガンダムは作れません。（マニアのかたなら作れるのかな？笑）

なので、イベントを開催するにも、まずはその設計図が必要なのです。それが、イベントの流れを書面化することであり、書面化することでスタッフ全員が共通理解することができ、役割分担ができて、スムーズに進行できる、というわけです。

では、実際にどうやって流れを作ればいいのでしょうか？今から、イベント開催の手順をお伝えします。これに沿って、あなたの会社の「イベントの流れ」を作ることで、ある種マニュアル化されますので。ぜひ、この機会に作ってみてくださいね？

１、イベントの目的を決めよう！

まず最初に共通理解したいこと。それはイベントの目的です。目的がはっきりしていないと、後からやりたいことがどんどん増えてきて、最終的に「何のためにやったんだっけ？」と参加者に思われないためにも、ここは最もハッキリさせておきたいところです。

では、どうやって目的を決めたらいいのでしょうか？それは、誰をターゲットにして、そのターゲットが一体何を得られるのか？を明確にしなくてはいけません。このイベントの企画から実施までに至る期間、あなたが最初に設定した目的からブレずに進めることがなにより大事です。

でないと、参加者によっては期待ハズレなイベントになってしまう可能性があります。目的が明確であれば、イベントの会場やどのような人を集めればいいかなどの詳細も自ずと決めやすくなるのです。

２、会場を決めよう！

次に、イベントの目的が叶えられるような会場を選びます。どのくらいの人数が収容できて、どのくらいの時間で回せて、どのようなアトラクションを入れるのか？その際に必要な備品や機材はなんなのか？会場に備えられているのか、自前で準備しなくてはいけないのか？

会場一つきめるだけでも、こういったことを考慮しなくてはいけません。この段階で少しづつ、イベントの詳細が決まってきます。

公共施設or民間施設

イベントを開催するにあたり、自前の会場があれば最適ですが、自分で施設を持っている！という方はなかなかいないでしょう。なので、まずは公共施設を借りるのか、それとも民間の施設を借りるのかを決めます。

もちろん、それぞれにメリット・デメリットがあるので、十分検討して決めてください。

公共施設のメリットは、まず利用料金が格安です。体育館とかドームを抑えても、数万円では借りることができます。これは公共施設の最大のメリットですね？

しかし、公共施設のデメリットとして、地域住民でなければいけないとか、営利目的での使用はできない、などといった制限が多いのも確かです。なので、イベントの趣旨を伝え、事前に確認を取っておく必要があります。

民間施設のメリットは、何かと融通が利きます。例えば機材を貸出してくれたり、交通に便利なとこになったり、オシャレで照明や音響にこだわっている会場も探すことができるので、そのターゲットに応じた会場を探すことができます。また、営利目的であっても全然問題ありません。そういった面での申請はすごく楽ですね。

ただ、民間施設のデメリットといえば、料金が高い、ということ。あらゆるサービスや付加価値がついているぶん、やはり民間の施設を維持するのはかなりのお金がかかりますから。利用料金も高くついてしまいます。

こういったことを考慮して、最初に決定した『イベントの目的』によりぴったり合うような会場選びを行いましょう。

３、日程を決めよう！

会場を決めたら、次に日程です。このターゲットが参加しやすい日時を選びます。例えば公務員限定のフットサル大会だと、平日の開催は基本無理ですよね？なので土曜か日曜に開催します。逆に、美容師に特化した大会だと、火曜日などが集まりやすいですよね？そういったターゲットを絞ってしまえば、日時の決定もスムーズなのです。

いかに、最初のイベントの目的が重要かがわかるかと思います。笑

４、募集人数を決めよう！

はじめてのイベントならば、まず何百人も集めるのはまず難しいでしょう。なので、おすすめは小規模のイベントを、繰り返し開催して、イベントを周知してもらうことが大事です。イベントに参加してくれる人が定員３０人だったら。単純計算で２回目は６０人になります。これを１０回繰り返すと３００人の参加者がリストとして残りますよね？

そうして見込み客を確保するなかで、１００人募集のイベントを１回開催する。すると、３００人集まった見込み客にリリースするだけで、きっとほぼ埋まりますよね。

いつまでも最初から集めるのは、多額の広告を出さない限り難しいでしょう。なので、小さなイベントを繰り返し行いながら、見込み客を集めて、それから大きなイベント・・・という流れを作っていくといいでしょう。

なので、おすすめは１００人以下のイベントを小さく繰り返し行うこと。

５、いよいよ告知しよう！

イベントの詳細がほぼ決まってきたら、いよいよ告知です！手軽にオンラインでできる告知方法として、SNSがあります。Facebookやtwitter等を使えば、より多くの人にイベントの告知ができます。シェアしてもらったり、友達に紹介してもらったり。その場合、参加者同士も初対面であることも多いので人脈を一気に広げることができます。

また、会場によっては人数が限られてしまうので人数が多すぎたり、逆に少なすぎたりしないように注意しましょう。そして、告知する内容は主に下記のとおりですが、必要に応じて情報を追加して下さい。

イベント名

イベント目的（お客さんが得られる体験が何か？）

開催日時、場所

内容（開催形式）

料金

定員

参加登録方法

その他（懇親会の情報など）

こういった情報を載せ、たくさんの人にインターネットを使って告知します。

オフラインでは、上記の内容をチラシに載せるだけでいいでしょう。あとはターゲットに直接届ける手段（DMなのか、ハガキなのか、チラシ配りなのか、ポスティングなのか、折り込みなのか）を決めてどんどんリリースしましょう。

その際に、中間目標、最終目標をしっかりと設定する必要があります。