イベントを参加者で一杯にする為の考え方

from 宮城哲郎

沖縄のスタバにて…

 

僕が経営している会社の1つ「株式会社サンビリーフ」という法人が6月に決算を迎えた事も、ありこの1週間は本当にバタバタしていました。

 

普通の会社は12月が決算なんですが、この株式会社サンビリーフは将来的には僕の手がけた会社のホールディングス的な企業(?)にしたい事もあり、他の法人とは決算の時期をズラしているのです。

 

ま、6月に決算をする会社ってあまりいないので、税理士とのやり取りはスムーズなのですが。

 

それでも、なんか「決算」という響きが、心理的にバタつきを与えてくれて、見事に追い込まれたということです。笑

 

これは、会社を経営している人なら誰でも同じ心境かもしれませんね。

 

そしてそんな中で、決算が終わると今度は新しい1年に向けて計画を立てるのが普通ですが、僕は会社が複数存在するため、10月〜11月にかけて一気に全ての会社の事業計画を立てる事が習慣になっているので。

 

逆に、今の時期(7月)というのは、新しい事業計画を立てる前のまさに追い込みシーズン。

 

昨年に立てた計画の「最終章」の始まりとなる時期なのでバタバタしたということです。今日はそんな場面から、あなたのお役に立てるネタをお話したいと思います。

 

イベントを参加者で一杯にする為の考え方

今回のタイトルにもある「イベント」ですが、僕自身、毎年この時期は多くのビッグイベントの企画に向けて動き出す時期でもあります。(※なので最終章なのです。笑)

 

特に、スポーツを仕事にしていること、沖縄という土地に済んでいるという事もあるのですが、7月から9月にかけてのシーズンというのは、国内外問わず多くの人と関わります。

 

そんなわけなので、同じ時期にイベントが2つ3つ重なって計画を立てるのは当たり前ですし、それでもイベントを形にしないといけないわけですから、それなりの準備もきちんとやらなくてはいけません。

 

本来なら、1つずつクリアしていく事が良いのですが、一度に複数のイベントを効率良く動かせるのならば、それはそれで良いはずです。

 

今回は、その為のポイントをいくつか紹介しておきますので、ぜひ取り入れてみて下さい。

 

大前提!イベント2週間前には定員を埋める

これは、正確に言うと「表定員」という物を設定し、それを埋めるという事です。例えばスポーツ大会なら、10チームが定員ならそれを2週間前には集めてしまうということです。

 

その中で、参加者が溢れてしまった場合に、「裏定員」として、さらに数チームの募集(二次募集)をかけて集めることを目標とすると良いという事です。

 

これにはポイントがあって、最初の表定員で「自分の理想の数」を設定してはいけません。大体、その7割ぐらいの数に設定するのがポイントです。

 

何度か同じイベントを開催していて、すでに過去の参加者の名簿がたくさんあるのなら良いのですが。

 

特に新しいイベントを開催するときなんかは、敢えて少なく開催するのが精神的にもハードルが低く、何より集客活動を速い段階で終える事により。

 

イベント参加者を喜ばせる為の準備の時間が作れますし、そうなるとイベントに参加した人の満足度もアップしますから、結果的にそれが今後のイベント集客を楽にすることになります。

 

その状態を2、3回繰り返せば、あとは人が人を読んで来るという状態が生まれますので、何気ない事なのですが「最初のハードルを低く設定する」ことは、長期的な観点から考えてもメリットしかありません。

 

僕が、複数のイベントを同時に開催してもほぼ上手くいくのは、この様に「小さく始めて、大きくしていったイベント」ばかりなので、それぞれのイベントに対して集客に追われていいない事が大きな要因です。

 

もしも、あなたがこれから「新しいイベント」を企画しようとしているのであれば…

 

ぜひ、今思っている事よりもスケールダウンをした規模でやるのをおススメします。

 

続けながら、デカくしていく方が参加者も「自分が大きくした」と感じてくれるので愛着も湧いて来るはずですからね。

 

 

ちなみにスポーツの業界のイベントに多いのが「最初がデカくて打ち上げ花火の様に1発で終わるタイプ」です。

 

最初の成功は一見華やかですが、当事者ではない人達からすれば「あぁ、乗り遅れたぁ感」がたっぷりのアレです。

 

小さく始めていれば「次は自分も」と思う物ですが、二番煎じになると人は一気に抵抗し出すので、そう言う心理も意識する必要があります。

 

ま、そうなった際は、規模を縮小して続け直す事で「真に関心のある人達」だけが、洗練して集まって来るので気にする必要はないとは思いますが。

 

イベントの規模が「徐々に小さくなっている感」に耐えられなくて辞めてしまう人も多いので、僕は敢えて最初は小さく始める事をおススメしています。

 

ただ、個人的には。本当に長期的なプランでイベントを作り上げるのなら。

 

・最初はデッカく花火をあげて【注目を浴びる】

 ↓

・最初のイベントを中々超えられずモガく(※そういうのが無縁な人もいます。笑)

 ↓

・このもがいている時期がストーリーになる。

 ↓

・これまでの一連の歴史やストーリーを踏まえて「面白そう」という人達だけが集まる様になる。

 ↓

・同じ価値観の層があつまるイベントになって、人が人を読んで来るという流れになる。

というプロセスを踏むと、自分達だけでなく「価値観を共有出来る人達の協力」も得ながら、物凄く大きなイベントになるので。

 

単に「イベントを開催する・成功させる。」というような目先の考えではなく。

 

イベント自体にストーリーと歴史を加えて「世間的にも認知される様なビッグイベントに作り上げる」ということを企てた方が良いです。

 

イベントとストーリーについては別の機会でお話ししますが。

 

誰でも知っているビッグイベントのほとんどは、そういった背景が「ウリ」となって今の地位を築いていますし、本当のイベント屋というのは、ワザとそういう仕掛けもしているという事を頭の片隅には入れておいて下さいね。(※でも、これをイベント屋に聞いても知らんぷりしてます。笑)

 

という事で、以上がイベント参加者を一杯にする為の考え方です。

 

短期的に目の前のイベントだけで悩むのではなく、本当に良いイベントにしたいのなら長期的な視点でイベントを企画して実行する事も重要なんだという事をぜひ覚えておいて下さい。

 

それでは、応援しています!

 

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