イベントを企画する時に作成した方がよい「計画書の作り方」

スポーツ起業家®

宮城哲郎

スポーツイベントを開催するのは、

スポーツビジネスにおいての醍醐味であるのは既に承知の事でしょう。

 

多くの参加者が一同に集い、

そして自分達の考えた企画を形にして表現する事で

たくさんの人達に喜んでもらえるという事は、

本当に大きな達成感が湧いてきますからね。

 

それに、スポーツの仕事を目指す人にとって、

自分自身のアイディアを形に変えて、

そのアイディアをたくさんの人達を巻き込んで開催する事とは、

単に実現した時の喜びや達成感のみならず。

 

実現する過程で関わって来た、多くの人達との出会いが次のビジネスの展開に繋がったり、

またはここでの信頼が新しい人脈との出会いになったりと、

自分自身が新たなチャンスを手にするという意味でも大きなきっかけになるものです。

 

例えば、このスポビジ大学の筆者でもある亮さんは、

国際大会を開催するにあたり、2年計画で構想を練り、

自分のアイディアを実現する為に、何度も現地に足を運び、

現地の担当者とコンタクトを取るなどをして素晴らしいイベントを開催しました。

 

イベントの規模が大きくなればなるほど、

たくさんの人達の持つリソースを加味して考えなければいけません。

例えば簡単なイベントの運営一つにとってもそうですが。

・受付は誰がやるのか?

・会場整理は誰に頼むか?

・ゲストは誰が世話をするのか?

・顧客の急な対応、アクシデントは?

・イベント前の告知はどのようにするのか?

・イベント終了後にどういったアプローチがあるのか?

・参加者の募集はどうするのか?

etc

そのような感じで、イベントで起こりえる現象を想定し、

事前に準備する事も凄く重要だからです。

 

ですから、そういったスポーツイベントを実際に開催するという事には、

「物凄い緻密な計画」が必要になる事を理解した上で行動を立てる事が重要になり。

 

逆に、こういった事前計画をきちんと出来る人程、

周りが驚く様なビッグイベントの開催も可能になるという事を押さえて欲しいと思います。

 

という事で、今回はイベントを企画する際に作成する、

計画書の作り方について3つのポイントと、

私が実際に推進している方法をあなたにもシェアしたいと思います。

 

ポイント1「上手く行きそうだから開催」は違う

私もこれまで、多くのスポーツイベントの現場に関わり、

自分自身の組織のイベントはもちろんの事、

外部の団体のイベントに対するアドバイスも行なってきましたが、

その中の経験で得た事があります。

 

それは計画書の作成の段階で「あ、これはポシャるな?」とか、

「あ、これは上手く行くぞ?」という様な判断が出来る様になった事です。

 

もちろん、これは自社でも同様です。笑

 

要するに、計画を立てる段階で「上手くいく、上手く行かない」の判断が、

高い確立で出来るようになったという事なのですが、

 

ここで先に話しておきたいのは、計画の段階で「上手くいかないかも?」と、

判断した物を全て否定しろというわけではなく。

 

あえて、失敗を前提で市場のテストを行なって、

その後の開催で理想に仕上げていくという事も実際にはあるし、

「必要な場合も多々ある」という事です。

 

逆に、「あ、これは上手くいくな?」と思った物でも、

長い目で見た時にあえて開催しない物もありますので、

そう言う意味では、他の事業と同じ様に。。。。

 

スポーツという物を題材に扱う際に、

見た目の「上手くいく、いかない」で判断するのとは意味が違うよ?

とだけをまずは伝えておきます。

 

そんな中で、本日はその見極めポイントを紹介しながら、

あなた自身のイベント計画術に役立てて欲しいという事です。

 

ポイント2 計画書はスケジュール表とは違う

これ、何気にイベントあるあるなのですが。

計画書を作成する際にやりがちなものとして「計画=スケジュール」だと勘違いしている人です。

 

もちろん、言葉だけを見ると「誰が何を、いつまでやるのか?」という事だと思いますし、

実際には凄く重要である事も間違いないのですが。

 

単に、「誰が何を、いつまでやるのか?」のみの計画書は、

凄く未完成の物であるという事を知らないといけないと言う事です。

 

例えば、ある地域でサッカーのイベントを開催するとしましょう。

普通なら「誰が何をいつまでやるのか?」式で役割を決めるはずなのですが、

この時に、見落とされがちな事がかなりあるという事なのです。

 

まず、会場を確保するという役割があったとして、その際に普段なら、

単に会議やミーティングの場で上がった会場候補を借用するに終わるのですが、

実はそれでは足りません。

 

スポーツイベントなら事故だってあり得ます。

 

その際に、AEDがきちんと常備されている会場はどこか?

そして、最寄りの病院はどこか?

応急処置については、どこまでが主催者の役目なのか?などといった感じで。

その時に、想定しなければならない事は無数にあるのです。

 

他にも、参加者を集めるという役割を例に取りましょう。

これも同じで。大会の詳細を記載し営業や案内をするはずですが、

先程と同様にこれでは足りません。

 

・どういったターゲットが存在して、そのターゲットが響く様なメッセージ(ヘッドラインなど)はどのようなにするのか?

・他の類似のイベントとの差別化を図る為に、どういったオファーで声かけをしたら集めやすいのか?

・長く続くイベントにする為に、今回と次回でどのような告知のテストを行なうか?

このように、参加者を集めるという行為自体にも色々考えて、

「生きた計画」をする必要があるのです。

 

もしも、この様な部分を考えないままに計画書を立てた所で、

机上の空論になるのは確実で、主催者だけで盛り上がるパターンになりえます。

 

そして、これまでの経験から、あまり成果が出ないのケースは、

この部分が「雑」な計画でイベントを実施している可能性は高いでしょう。

 

ポイント3 面倒だけど予算はきちんと考えよう

これもよくある問題ですが、企画するイベントの「金回り」について、

全く考えないで計画を立てるのもNGです。

 

もしも、一回限りのイベントで「とにかく派手に打ち上げたい!」

という様な形式でイベントを計画するのであれば、

その時、その時に必要な物を加えまくるという方式でも全く構わないのですが。

多くの場合は、2回、3回と長く続くイベントにしたいはずです。

 

そうなると、当然必要なのは、、、

「このイベントを1回開催するのに大体どれぐらいの予算なのか?」

という視点なのですが、

これをきちんと考えて計画を立てる人がほとんどいません。

 

収益をここで生むにも、トントンにするにしても、

目的はどちらでも構わないのですが。

 

きちんとイベント1回あたりの開催にかかる費用の計算が出来れば、

あとは今後規模を大きくするのにも小さくするのにも「自分の中できちんと把握が出来る」ので、

2回目以降のイベント開催の際に想定出来る事が増えているはずです。

 

予算がどれぐらいかかるのかが把握出来ている人材だからこそ。

真の意味で、スポーツイベントには、

「何が必要で、どんな人が必要で、それにはどれぐらいのお金がかかるのか?」

そんなプロフェッショナルな目を持つ事が出来るのです。

・その為には、参加費用だけでまかなうのか?

・それともスポンサーを確保するのか?

・補助金や助成金を申請するのか?

・そういった事を正しく判断出来るのです。

・「難しい処理が嫌だから全て自主財源」

・「まとまった金額で運用したいから助成金」

この程度でしか予算について考えない人も多くいますが、

それではいけません。

 

それぞれのイベント規模によって、

どんな予算計画を立てる必要があるのかが違うのです。

 

この様な事を踏まえた上で、

あなた自身のアイディアや想いを形にするからこそ。

 

机上の空論では終わらない、

あなたの思い描く理想のイベントが開催出来るのです。

 

イベントの計画書を作成する為の流れ

ここまで読み進めると、イベントを開催する事に対して、

尻込みをしてしまいがちですが。

これはあくまでも事業規模が大きな物での話で、、、

 

先程のポイントでも話しましたが、

イベントの規模によって考える事の数は全く違うので、

あまり尻込みする必要は実はありません。

 

この後に、上記のポイントを意識しているという前提として、

イベントの計画を立てる際に私が実際に活用している「フロー(流れ)」を紹介しますので。

 

それを参考にして、イベントの計画書つくりに活用していただけたらと思います。

ぜひ、メモでもされて活用されて下さい。

 

① どんなイベントを開催するのかを決定する。

(※会場や、スタッフの配置や、上項目に記載した1〜3のポイントを意識して)
(※開催日までは最低でも2ヶ月は空ける事を推奨する)

 

②そのイベントの主なターゲットは誰かを決定する

(※年齢層は?性別は?趣味は?ライフスタイルは?etc)

 

③そのターゲットが、あなたの開催するイベントに「参加したくなる」にはどのような事を伝えれば良いのか?5つ以上挙げる。

 

④ターゲットが参加したくなる様なメッセージを挙げたら、その中から一貫性のある言葉だけを3つに絞って集めて、チラシやブログ、HPなどに記載して広告物を作成する。

 

⑤実際に宣伝を開始する前に、誰が参加者の対応をするのかを決定する。

(※顧客対応の時のスプリクト(台本)があれば尚良い)

 

⑥参加募集の営業を開催する。

(※チラシ、Webページ、SNS、なんでも)
(※1次募集として、イベントの3週間前まで行なう)
(※ここで募集定員の6割〜7割は埋めたい)

 

⑦イベントの細かい調整をする。

(※最初に決定した時との変更の有無の確認、スタッフとの共有)
(※イベント終了後に2次会などを行なう場合は、ここで場所の確保)

 

⑧参加定員が埋まっていなければ、二次募集(最終)の開始

(※1週間前までには例え少なくても完全に閉める)
(※期限以降の受付はやらない方がベスト、早くから参加表明を示したくれた人との信頼もあるから)
(※ここで妥協して、期限後の受付をすると相手は今後もあなたのイベントの期限は守ってくれない)

 

⑨イベント当日に向けての準備の開始

(※当日に使う物の確認、持ち物チェックリストを作成したら次回以降は楽)
(※イベントの開会式(セレモニー)のプログラム等を作成していたら次回以降は楽)
(※支払い系の領収書などの準備)
(※当日、駐車場の混雑具合等も想定し、可能ならそれを前日までにアナウンスしていると丁寧)
(※ボランティアスタッフの当日の流れや仕事内容等を資料にするとマネジメントが楽)
(※2次会を企画しているのなら、再度会場の確認をする事。店側のミスで万が一がある。)

 

⑩イベント当日→イベント終了1週間後

(※次回開催の告知をここでやっておくと次回の集客は楽。鉄が熱いうちに。)
(※参加者へのフォローアップの連絡をする。メールでも簡単なハガキでも良い。)
(※フォローアップは難しい事をしなくて良いが、相手への感謝の意を形にする事は長く続くイベントにする為のポイントになる)
(※担当者は、イベント当日に起こった問題や、参加者の質問等は必ずメモしておくこと)
(※担当者は収支をまとめて報告)
(※担当者は次回改善の為の案を、当日までの流れを踏まえて記録をして皆と共有)

以上が簡単ですが、うちの場合のスポーツイベントでの注意事項です。

この(※)の内容を、一般的に言われているスケジュール表に記載して「誰が何をいつまでに」という形に落とし込む事で、簡単なイベントでしたらかなり有意義なイベントになるでしょう。

この計画の立て方は、うちの新人でさえも加入後すぐに活用して成果が出せているので、きっとあなたの役にも立てると思いますよ?

ぜひ、ご活用下さい。

 

 

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